A MAGYARORSZÁGI REFORMÁTUS EGYHÁZ
ZSINATI LEVÉLTÁRÁNAK
KUTATÁSI SZABÁLYZATA
I. Általános előírások
1. Jelen kutatási szabályzat
az 1995. évi LXVI. törvény - a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről -,
az 1992. évi LXIII törvény -a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról-,
az 1995. évi LXV. törvény - az államtitokról és a szolgálati titokról-, és
a 10/2002. (IV/13.) NKÖM rendelet – a közlevéltárak és a nyilvános magán levéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről,
szóló törvények és rendelet alapján, a nyilvános magánlevéltárakra vonatkozó részek figyelembe vételével készült.
II. Kutatás és engedélyezés
2. A Magyarországi Református Egyház Zsinati Levéltárában őrzött egyházi, nemzeti és maradandó történeti értékű iratanyagban bármilyen kutatás az egyházi törvénynek és a hatályos levéltári törvények rendelkezéseinek megfelelően történik.
3. A törvényben meghatározott feltételekkel minden természetes személy ingyenesen kutathatja mindazon iratokat, amelyek kutathatóságára az iratot létrehozó szerv, vagy jogutód nem igényelt korlátozást, illetve személyi hagyaték esetén a letéti szerződés nem tartalmaz külön kikötést.
4. A kutatást a levéltárfenntartó által megbízott levéltárigazgató engedélyezi, melyhez az erre a célra rendszeresített nyomtatványt kell a kutatónak kitöltenie.
Az engedélykérőlapon az igénylőnek az alábbi adatokat kell megadnia: név, személyazonosságot igazoló okmány száma, foglalkozás, munkahely, lakcím, megbízó vagy témavezető, a kutatás tárgya, évköre, a kutatni kívánt levéltári anyag megnevezése, dátum, aláírás. A kutatási engedély igénylése, illetve kutatási engedély nélkül a levéltári iratanyagba betekinteni nem lehetséges. A kutatási engedély érvényes a megadásának naptári évében.
5. A kutatónak a kutatás megkezdése előtt nyilatkozatot kell tennie arról, hogy a kutatás közben tudomására jutott és összegyűjtött adatok kezelése, felhasználása és esetleges publikálása tekintetében magára nézve kötelezőnek ismeri el, és megtartja az 1995. LXVI. törvény „a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről”, valamint a „személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról” szóló 1992. évi LXIII. törvény vonatkozó rendelkezéseit. E nyilatkozat hiányában kutatási engedély nem adható ki.
6. Nyilatkozatot kell tennie továbbá a kutatónak arra nézve, hogy a levéltári kutatás alapján elkészítendő tanulmányának egy példányát, illetve annak bibliográfiai adatait a levéltár rendelkezésére bocsátja.
7. Az engedély vonatkozik mindazon iratokra, melyek nem esnek kutatási korlátozás alá, így
- az 1995. évi LXVI. törvény IV. fejezet 22.§-a alapján keletkeztek és
- kutatási korlátozást a fenntartó nem rendelt el
- a keletkezését követően nyilvánosságra hozott levéltári anyag korlátozás nélkül kutatható.
8. A kutatási korlátozás alá eső iratok kutatását egyedül a korlátozást elrendelő szerv engedélyezheti, jelen esetben a Magyarországi Református Egyház Zsinatának lelkészi elnöke. Személyi hagyaték, letét esetén az ajándékozó, illetve a letétbe helyező személytől, vagy jogörökösétől kaphat a kutató engedélyt. Egyéb esetekben a levéltár vezetője engedélyezheti a kutatást.
Tárgyuk alapján kutatási korlátozás alá eshetnek, illetve esnek:
a) időhatár megjelölése nélkül a „titkos" minősítésű dokumentumok,
b) lezárt letétek, a levéltárban elhelyező egyházi hatóság vagy személy által megszabott feltételekkel,
d) a keletkezésük évét követő 70 év elteltéig az egyházi bírósági ügyiratok,
e) a külállamokkal létesített kapcsolatokra vonatkozó iratok,
f) világi személyek iratai, a papság személyi ügyei, az egyházi szolgálattevők által nyilvánosságra hozott adatok, kimutatások kivételével,
g) a levéltári anyag fizikai, illetve rendezettségi állapota miatt.
9. Korlátozás esetén a nem magyar állampolgárságú kutatónál az 1995. évi LXVI. törvény 24/A. §-a alapján:
„1. A személyes adatok azonos védelmét biztosító ország kutatója számára tudományos célból, az 1995. évi LXVI. tv. 24.§ (1) bekezdésében meghatározott védelmi idő lejárta előtt is engedélyezhető a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag kutatása, feltéve, hogy az 1995. LXVI. tv. 22.§ (1) bekezdésében meghatározott 30, illetőleg 15 év már eltelt. A kutatás akkor engedélyezhető, ha
a, a személyes adatok azonos védelmét az adott országot illetően az igazságügyminiszter az adatvédelmi biztossal egyetértésben megállapítja,
b, a kutató bemutatja a Magyar Tudományos Akadémia kutatási téma szerint illetékes bizottságának vagy intézetének – a kutató részletes kutatási terve alapján megadott – támogató állásfoglalását és írásos nyilatkozatban vállalja, hogy a megismert és kigyűjtött személyes adatokat országa adatvédelmi szabályai szerint kezeli és használja fel.”
10. A kutatási engedély megtagadása esetén a MRE Zsinatának lelkészi elnökéhez lehet fellebbezni.
III. A kutatás
11. A kutató az általa kutatni kívánt levéltári anyagot a kutatótermi felügyelőtől kérőlap, kísérőlap és őrjegy szabályszerű kitöltésével és benyújtásával igényelheti; a kérőlap és kísérőlap tartalmazza a kutató nevét, az általa kutatásra igényelt levéltári anyag pontos jelzetét, valamint a kérőlap beadásának keltét, és a kérelmező aláírását.
A kutató az általa kutatásra kikért iratanyag átvételét a kutatónaplóban aláírásával ismeri el. Az iratanyag visszavételét a kutatótermi felelős aláírásával hitelesíti.
12. A kutató egyszerre négy kérőlapot adhat be, az egy kérőlapra kiadható levéltári anyag mennyisége a raktári egységenként kikért iratanyag esetében egy doboznyi vagy csomónyi terjedelmű, kötetek esetében tízkötetnyi, a jelzetenként kikért iratanyag esetében tíz jelzetre kiterjedő mennyiség lehet.
13. A kutatási engedélyt véglegesen vagy időlegesen vissza kell vonni attól a kutatótól, aki a levéltárból iratanyagot tulajdonít el, szándékosan megrongálja, a kiadott anyag rendjét önkényesen megváltoztatja, vagy a levéltári anyag felhasználására vonatkozó kikötéseket és személyiségi jogokat megsérti. A kutatási engedély visszavonásáról a levéltárigazgató dönt.
14. A kutató az iratanyag felhasználása és az adatok publikálása során köteles tiszteletben tartani az 1992. évi LXIII. törvény személyi adatok védelmére vonatkozó előírását, és a szerzői jog védelmére vonatkozó törvényeket.
IV. Az iratanyag reprodukálása
15. Kutatási korlátozás alá nem eső iratokról a levéltárban a kutató saját költségén fénymásolatot készíttethet. Másolhatóság tekintetében a levéltári anyag egyedi és pótolhatatlan jellegéből következően állagmegóvási okból kivételt képeznek egyes iratok. Ezek másolása az állományvédelmi szempont megtartása mellet fényképezéssel történhet.
16. Kutatási korlátozás alatt nem álló iratokról másolatot (xerox, mikrofilm, fotómásolat) igény szerint csak akkor készíthető, ha a kutatás engedélyezője ehhez előzetesen hozzájárult.
17. Ha a másolt anyag kutatási korlátozás alá esik; külön is kérni kell az egyházi hatóság engedélyét.
V. A kutatás helye
18. Az erre a célra kijelölt kutatóteremben történik.
19. A kutatás ideje: hétfő, kedd, csütörtök 9-13, 14-16, és előzetes bejelentkezés, megbeszélés szerint ettől eltérően is lehet.
VI. Tájékoztatás a levéltári anyag alapján
20. A Zsinati Levéltár kérés alapján az anyag rendezettségétől és segédlettel való ellátottságától függően mélységben - általános tájékoztatást nyújt, illetve a kérelmező által közölt adatok alapján egyedi kiegészítő adatokat szolgáltat.
21. A megkeresés teljesítésére felkutatott, a tájékoztatás alapjául szolgáló levéltári anyagról a levéltár
a) tartalmi kivonatot vagy,
b) hiteles másolatot
állít ki, ahogy ezt a 10/2002 NKÖM rendelet 50.§ 3-14 pontjai előírják.
22. Hitelesített másolat továbbítása külföldre10/2002 NKÖM rendelet 51. §-a szerint
„51. § Külföldi ügyfél megrendelésére kiállított hitelesített másolatot - az államigazgatási eljárás szabályai szerint - felülhitelesítés és diplomáciai úton történő külföldre továbbítás céljából a minisztérium illetékes szervezeti egységének kell megküldeni. A hitelesítési záradékot a levéltár vezetője írja alá. A hitelesített másolat kiállítási illetékének behajtásáról a Külügyminisztérium külképviselete gondoskodik. Hitelesített másolatot nem tartalmazó tájékoztató levél külföldi ügyfélnek közvetlenül küldhető.”
VII. A levéltári anyag kölcsönzésének módjai
23. (1) A kölcsönzési eljárás során alkalmazott szabályokat a kölcsönzés célja határozza meg. Ennek megfelelően a kölcsönzési eljárást
a) az ügyviteli célú kölcsönzés,
b) a kutatási célú kölcsönzés,
c) a kiállítási célú kölcsönzés,
d) a levéltári működési célú kölcsönzés szabályai szerint kell lebonyolítani.
(2) Eredeti levéltári anyag kölcsönzése esetén az iratanyagot postai úton nem szabad szállítani. A szállítás megszervezéséért, valamint a kölcsönzött iratok biztonságáért a kölcsön vevő levéltár a felelős.
24. Ügyviteli célú kölcsönzés
a) A levéltár eredeti levéltári anyagot ügyviteli célból az iratot keletkeztető szervnek, illetve jogutódjának vagy ezek felügyeleti szervének meghatározott időre köteles rendelkezésre bocsátani. A kölcsönzési kérelem - a kölcsönvevő egyetértésével - másolattal vagy tartalmi kivonat készítésével is teljesíthető.
b) Az (a) bekezdésben megjelölt szerveken kívül más szerv iratkölcsönzési kérelmét a levéltár másolattal vagy tartalmi kivonat készítésével elégíti ki.
c) A kölcsönzésre kiemelt eredeti levéltári anyagról két példányban darabjegyzéket kell készíteni. A jegyzék egyik példánya a kölcsönvevőé, a másik példány pedig a kölcsönadó levéltárban marad.
d) A kölcsönzés időtartama legfeljebb 60 nap lehet.
e) A kölcsönzés költségeit (szállítás, másolatkészítés stb.) a kölcsönzést kezdeményező szerv viseli.
25. Kutatási célú kölcsönzés
a) Levéltári anyag kutatási célból meghatározott személy használatára (a továbbiakban: kutató) csak levéltárnak kölcsönözhető ki.
b) A kutató a kölcsönzés érdekében annál a levéltárnál terjeszti elő kérelmét, amelynél érvényes látogatói jeggyel rendelkezik.
c) A levéltár a kölcsönzési kérelmet a MRE Zsinati Levéltárhoz a kutató nevének, a kért levéltári anyag jelzetének és a kölcsönzés időtartamának egyidejű közlésével továbbítja.
d) A kutatási engedélyhez kötött levéltári anyag kölcsönzésére irányuló megkereséshez a kölcsönvevő levéltárnak mellékelnie kell az Ltv. 23. § (2) bekezdésében, valamint 24. § (2)-(5) bekezdéseiben meghatározott, a kutató által előzetesen beszerzett dokumentumokat.
e) A MRE Zsinati Levéltárának igazgatója megtagadhatja az eredeti levéltári anyag kölcsönzését, ha az különös értéke, formája vagy rossz fizikai állapota miatt nem kölcsönözhető, vagy a kölcsönkért levéltári anyagról reprodukció áll rendelkezésre, melyről értesíti a kölcsönkérő levéltárat.
f) A kutatási célra egy alkalommal kölcsönözhető levéltári anyag mennyisége nem haladhatja meg kutatótermi használatra egy alkalommal kiadható levéltári anyag mennyiségét. Ha a kölcsönzési kérelem ennél nagyobb mennyiségű levéltári anyagra irányul, akkor azt részletekben - az előző részlet visszaérkezését követően - kell kölcsönözni.
g) A kölcsönzés időtartama legfeljebb 60 nap lehet.
h) A kölcsönadó levéltár számára aránytalanul nagy munkaráfordítást jelentő kölcsönzési igény esetén a kölcsönadó levéltár megkövetelheti az iratanyag előzetes helyszíni tanulmányozása alapján végzett válogatást.
i) A kölcsönzött levéltári anyag szállításával kapcsolatos valamennyi felmerült költséget a kölcsönvevő viseli.
j) A kutatási célra kölcsönzött eredeti levéltári anyagot a MRE Zsinati Levéltár fondonként és állagonként, azon belül darabonként csoportosítja, saját tulajdonbélyegzővel laponként lebélyegzi, és tételenként oldal- vagy lapszámozza.
k) A levéltár a kölcsönzésre kerülő levéltári anyagot jelzetenkénti sorrendben jegyzékbe foglalja. A jegyzék az anyagot jelzetenként sorolja fel olyan részletességgel, hogy pontos azonosítása és mennyiségének, ellenőrzése lehetséges legyen.
l) A darabjegyzéket legalább három példányban készíti el a Levéltár; ezekből egy példány az iratokat kíséri, s a kölcsönvétel és a visszavétel elismerését szolgálja; a második a kölcsönadó, a harmadik pedig a kölcsönvevő saját példánya.
m) A kutatási célra kölcsönzött levéltári anyagot nem szabad tovább kölcsönözni, a MRE Zsinati Levéltár engedélye nélkül reprodukálni, valamint a kölcsönzés céljától eltérően használni.
n) A kölcsönzött levéltári anyag biztonságáért a kölcsönzés időtartama alatt a kölcsönvevő levéltár vezetője felelős.
26. Kiállítási célú kölcsönzés
a) Eredeti levéltári anyag csak meghatározott időtartamra, levéltárnak vagy más közgyűjteményi intézménynek kölcsönözhető. Minden más kölcsönzési igény csak a megrendelő költségére előállított másolattal teljesíthető.
b) Eredeti levéltári anyagot külföldre kölcsönözni a kulturális örökség védelméről szóló 2001. évi LXIV. törvény rendelkezései szerint lehet.
c) Csak olyan levéltári anyagot kölcsönözhet a Levéltár, mely kifogástalan fizikai állapotban van.
d) A MRE Zsinati Levéltárnak a kölcsönzés előtt a levéltári anyagáról biztonsági kell készítenie.
e) A kölcsönzéssel járó költségek a kölcsönvevőt terhelik.
f) A kiállítási célú kölcsönzési kérelem elutasításáról és annak indokáról a Zsinati Levéltár igazgatója a másik felet írásban értesíti.
g) A kölcsönzött iratanyagról minden esetben darabjegyzéket kell készíteni három példányban, és rendelkezni kell a kölcsönzés engedélyezett időtartalmáról.
27. Működési célú kölcsönzés a MRE Zsinati Levéltárában a 10/2002 NKÖM rendelet 59. §-a szerint történik.
Merétey Sándor s.k.
zsinati tanácsos
Budapest, 2002. július 31.